Automatisch SharePoint-sites aanmaken met één klik!

Van Lijst tot automatische SharePoint-sites!

Voor het geautomatiseerd aanmaken van SharePoint-sites maken we gebruik van een gestructureerde aanpak. We leggen alle projectinformatie vast in een SharePoint-lijst, met daarin essentiële gegevens zoals:

• Site naam: specifieke naam van de site (bijvoorbeeld project of afdeling)
• Site URL: de URL van de site
• Verantwoordelijke: wie is vanuit de organisatie verantwoordelijk
• Hubsite: onder welke hub komt de site te hangen (bijvoorbeeld project of afdeling)
• Create-knop: knop om de site aan te maken

Met een druk op de Create-knop wordt een nieuwe projectsite automatisch aangemaakt via een Power Automate Flow met script. Dit proces regelt:
✅ Automatische toewijzing van gebruikersrechten, gekoppeld aan de juiste Entra-groepen, waarmee toegang op bibliotheekniveau wordt beheerd, bijvoorbeeld voor een financiële bibliotheek exclusief voor het management;
✅ Dynamische mapping van SharePoint-groepen, zodat rechten consistent blijven bij wijzigingen in personeelsbezetting;
✅ Aanmaak van standaard documentbibliotheken voor bijvoorbeeld ontwerp, werkvoorbereiding, realisatie en oplevering, zodat projecten logisch worden georganiseerd;
✅ Configuratie van een gestandaardiseerde site-layout, volledig in lijn met de huisstijl, inclusief voorgeconfigureerde webparts en navigatiestructuren;
✅ Automatische tagging en metadata-instellingen, waardoor documenten eenvoudig te vinden zijn binnen het projectecosysteem;
✅ Implementatie van een goedkeurings- en vrijgave-flow, zodat documenten veilig en gecontroleerd kunnen worden ingediend bij opdrachtgevers;
✅ Automatische versiebeheer- en archiveringsinstellingen, zodat de juiste documenthistorie behouden blijft;
✅ Directe beschikbaarheid binnen de hele organisatie zonder extra handelingen.

Specifiek aangewezen personen binnen de organisatie hebben de rechten om sites aan te maken en beheren, terwijl projectleden direct toegang krijgen op basis van de ingestelde rollen en permissies.

Projectenplein als Toepassingsvoorbeeld

Deze oplossing is ontwikkeld met de complexe projecten in de bouw- en infrasector in gedachten, zoals UAV-GC projecten en andere integrale werken waarbij veel externe partijen betrokken zijn. Door de geautomatiseerde inrichting wordt samenwerking met externe partners eenvoudiger en veiliger. De juiste toegangsniveaus en documentstructuren worden direct ingesteld, waardoor alle betrokken partijen efficiënt kunnen werken binnen een gecontroleerde omgeving.

Het Projectenplein vormt de centrale hub voor projectbeheer binnen de organisatie. Hier worden alle projecten gestart en beheerd, met een overzichtelijke structuur en directe koppeling aan relevante SharePoint-sites. Dit zorgt voor:

• Gestroomlijnde communicatie tussen interne en externe projectleden
• Efficiënte documentopslag en beheer, met ingebouwde compliance-richtlijnen
• Automatische koppeling met andere bedrijfsapplicaties, zoals ERP-systemen en planningssoftware
• Transparantie en traceerbaarheid, door logging van wijzigingen en acties

De meerwaarde

Dankzij deze automatisering kunnen nieuwe SharePoint-projectsites in enkele seconden worden opgezet, zonder handmatige tussenkomst. Dit bespaart niet alleen tijd, maar zorgt ook voor een consistente inrichting van alle projectsites. Hierdoor kunnen teams direct aan de slag met een gestandaardiseerde werkomgeving, wat samenwerking en productiviteit bevordert.

Met deze innovatieve oplossing maken we het beheren van projecten eenvoudiger en efficiënter dan ooit. Digital Construction zet de volgende stap in digitale samenwerking binnen de bouw- en infrasector!