Doelstellingen van een SharePoint-omgeving 

Het bouwen en beheren van een SharePoint-omgeving gaat verder dan alleen technologie; het draait om het ondersteunen van bredere organisatiedoelstellingen. De belangrijkste doelstellingen zijn: 

• Uniformiteit: Het creëren van een consistente en herkenbare omgeving die de organisatiestructuur weerspiegelt.
• Vindbaarheid: Het verbeteren van de vindbaarheid van documenten om efficiëntie te verhogen en tijd te besparen.
• Veiligheid: Het waarborgen van een veilige omgeving voor het beheren en delen van documenten.
• Toekomstbestendigheid: Voorbereid zijn op toekomstige groei en integratie met bredere data-ecosystemen.
• Integratie: Naadloze integratie met bestaande bedrijfsprocessen en tools.
• Volledigheid: Een complete oplossing bieden voor documentcreatie, documentbeheer en samenwerking binnen de hele organisatie.

De Basis 

Bij het bouwen van een SharePoint-site is een doordachte aanpak cruciaal. Het begint met een helder begrip van de verschillende elementen binnen SharePoint en hoe je deze op een logische manier organiseert. Het begrijpen van de basiselementen is een eerste stap richting het realiseren van de gestelde doelstellingen.  

Architectuur 

Hier zijn de belangrijkste bouwstenen voor het inrichten van een SharePoint omgeving: 

• Hubs: Hubs verbinden meerdere SharePoint-sites met elkaar en bieden een overkoepelende structuur. Ze maken het mogelijk om consistentie te creëren in navigatie, branding en beleidsregels. Hubs zijn ideaal om grotere organisatiestructuren te ondersteunen, zoals afdelingen, regio's of bedrijfsunits.
• Sites: Een site is een afzonderlijke werkruimte binnen SharePoint die vaak wordt gebruikt voor een team, project of afdeling. Er zijn twee hoofdtypen:
  • Teamsites: Gericht op samenwerking, met functies zoals documentenbibliotheken, gedeelde agenda's en communicatiehulpmiddelen (heeft niet onze voorkeur).
  • Communicatiesites: Ideaal voor bredere communicatie en het delen van informatie met een groter publiek, zoals interne nieuwsberichten of beleidsdocumenten.
• Bibliotheken: Documentbibliotheken zijn de plek waar bestanden worden opgeslagen, gedeeld en beheerd. Ze ondersteunen versiebeheer, metagegevens en workflows, waardoor ze een krachtig hulpmiddel zijn voor documentbeheer.
• Lists: SharePoint-lijsten zijn vergelijkbaar met tabellen in een database en worden gebruikt om gestructureerde informatie te beheren. Denk aan takenlijsten, contactlijsten of registraties. Lijsten kunnen worden aangepast met kolommen, weergaven en workflows om specifieke processen te ondersteunen.
• Kolommen: Kolommen worden gebruikt binnen bibliotheken en lijsten om metadata toe te voegen aan bestanden of items. Dit helpt bij het categoriseren en filteren van informatie, bijvoorbeeld op projectnaam, status of eigenaar.
• Content Types: Content Types bieden een gestandaardiseerde manier om verschillende soorten documenten of gegevens te organiseren. Ze bepalen welke metadata, sjablonen en beleidsregels van toepassing zijn op specifieke soorten content.

Rechtenstructuur 

Naast het structureren van deze elementen is het bepalen van een duidelijke rechtenstructuur essentieel. Dit omvat: 

• Het toewijzen van Entra Security Groepen aan SharePoint-groepen met specifieke rechten (bijv. Lezen, Bewerken, Volledig beheer).
• Het beperken van toegang op basis van de gevoeligheid van informatie.
• Het toepassen van het principe van "minimale toegangsrechten" om beveiligingsrisico's te minimaliseren.

Door een goed begrip van deze elementen en een doordachte rechtenstructuur zorg je ervoor dat informatie logisch georganiseerd is en alleen toegankelijk is voor de juiste mensen. Dit vormt de basis voor een SharePoint-omgeving die efficiënt en veilig functioneert. 

Metadata 

Een goed functionerende SharePoint-omgeving draait niet alleen om structuur, maar ook om hoe je informatie vindbaar maakt. Metadata speelt hierin een sleutelrol. Metadata zijn aanvullende gegevens over documenten of items, zoals documenttype, projectnaam, afdeling, of status. Door metadata strategisch in te zetten, verbeter je niet alleen de vindbaarheid, maar creëer je ook structuur binnen bibliotheken en lijsten. 

Met het gebruik van kolommen in bibliotheken en lijsten voeg je relevante metadata toe aan bestanden en gegevens. Dit maakt het mogelijk om informatie eenvoudig te filteren, sorteren en analyseren. Daarnaast zorgen Content Types ervoor dat specifieke soorten documenten of items altijd dezelfde metadata vereisen, wat uniformiteit binnen teams bevordert. 

Een goed ingerichte metadata-structuur levert niet alleen tijdwinst op, maar verbetert ook de kwaliteit van het documentbeheer. Het wordt eenvoudiger om bestanden terug te vinden, ongeacht de omvang van de bibliotheek. Dit maakt metadata een onmisbare bouwsteen voor een efficiënte SharePoint-omgeving. 

Een Toekomstbestendige Oplossing 

Een toekomstbestendige SharePoint-omgeving ondersteunt niet alleen huidige processen, maar groeit mee met de organisatie. Door Hubs, Sites, Bibliotheken en Lijsten strategisch in te zetten, creëer je een schaalbare en flexibele structuur. 

Daarnaast bieden moderne integraties, zoals Power Automate voor workflowautomatisering en Power BI voor data-analyse, extra mogelijkheden om processen te optimaliseren. Met Microsoft Copilot wordt samenwerking nog eenvoudiger: AI-assistentie helpt bij het vinden van documenten, genereren van inhoud en verbeteren van workflows. 

Een goed ontworpen SharePoint-omgeving legt de basis voor innovatie en maakt de organisatie klaar voor toekomstige uitdagingen en technologieën. 

Meer willen weten? Neem dan met ons contact op.