Uitdagingen en Oplossingen
Proces Coördinator Emma Vercoulen deelt: "Het bij elkaar brengen van al deze data maakte het proces van registratie van uren en kosten inefficiënt. Iedere organisatie werkte met hun eigen losse Excel-documenten, en de data waren niet centraal opgeslagen."
Om de administraties bij elkaar te brengen op een centrale plek, zijn we gestart met het inrichten van een SharePoint-omgeving voor de data-invoer. Vervolgens gaat de ingevoerde data via Power Automate naar de goedkeurder voor autorisatie. Na goedkeuring stuurt Power Automate de data door naar de SQL-database. De data worden vervolgens vanuit de database vertaald in overzichtelijke dashboards met Power BI. Deze kunnen we met rechten toewijzen aan gebruikersgroepen, zodat iedere gebruiker de data van toepassing ziet. Daarnaast hebben we een koppeling met de begroting van het project gemaakt, zodat ingevoerde uren en daarmee kosten real-time zichtbaar zijn in financiële overzichten en kunnen worden vergeleken met de prognose van de begroting.
Onze eigen applicatie HELD-R zorgt ervoor dat niet iedere gebruiker een Power BI Pro-licentie nodig heeft. Dit scheelt aanzienlijk in de kosten.
